Veel colleges van kerkrentmeesters en diaconieën ronden momenteel het boekjaar 2021 af. Bij de afhandeling van deze kerkelijke administratie kunnen een aantal belangrijke zaken niet over het hoofd worden gezien: 15 juni is onder andere een datum om in de agenda te zetten. Alle punten staan overzichtelijk op een rij in onderstaand overzicht.
Het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) geeft een aantal aandachtspunten mee bij het afronden van het afgelopen boekjaar:
1. Juiste waardering vaste activa
De richtlijn ‘begroting en jaarverslag 2020’ geeft aan dat met ingang van boekjaar 2020 alle activa, behalve de kerkgebouwen, op actuele waarde moeten worden gewaardeerd. De verwerking in FRIS is eenvoudig. Ongeveer driekwart van de gemeenten heeft deze waardering al toegepast. Gezien de overgang naar het nieuwe systeem zijn de Classical Colleges voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB’s) soepel geweest bij de beoordeling van de jaarrekening 2020. Na overleg met het GCBB is afgesproken dat de waardering van alle gemeenten en diaconieën voor de jaarrekening 2021 juist moet zijn, mede in verband met de ANBI-richtlijnen.
2. Toereikende onderhoudsvoorziening
Vanaf 2019 schrijft de richtlijn voor dat er een onderhoudsvoorziening voor gebouwen en installaties moet worden gevormd, gebaseerd op een jaarlijks bij te stellen onderhoudsplan. Om onverwachte uitgaven voor te zijn, is dit onderhoudsplan een onmisbaar instrument. Als je deze koppelt aan de meerjarenbegroting in FRIS heb je een goed beleidsondersteunend document met verwachte financiële ontwikkelingen in de komende 8 jaar.
3. Inhoudelijk bestuursverslag
In de richtlijn 2021 wordt onder E1 aangegeven welke onderdelen opgenomen moeten worden. In het bestuursverslag wordt kort het financieel beleid toegelicht. In de toekomstparagraaf schetst het college of bestuur belangrijke beleidspunten die van belang zijn voor de toekomst van de gemeente en/of diaconie. Belangrijk punt daarin is de aandacht voor het besteedbaar vermogen. Zijn er bij krimpende inkomsten mogelijkheden om een deel van het vermogen in te zetten? Is er geen sprake van ‘oppotting’, met andere woorden wordt aan het overschot op de exploitatie een bestemming gegeven?
Daarnaast wordt er conform richtlijnen C1.4 en D3 een toelichting gevraagd op balans en exploitatie. Veel gemeenten hebben ingezien dat een beknopte informatie ook voor henzelf heel belangrijk is. Je kunt bijvoorbeeld in de jaarrekening het verslag dat aan de kerkenraad wordt gestuurd opnemen. Zonder dit bestuursverslag en de toelichtingen kan het CCBB de beoordeling van de stukken niet afronden.
4. Cijfers beheer begraafplaats
Voor zover dat voor jouw gemeente van toepassing is, is het belangrijk na te gaan of de cijfers van de begraafplaats op de juiste manier zijn verwerkt in FRIS, en het financieel verslag van de begraafplaats is meegezonden. Ongeveer 500 gemeenten hebben een of meerdere begraafplaatsen. Ze vallen onder het beheer van gemeenten of diaconieën van de Protestantse kerk in Nederland. Voor hen is een aparte richtlijn opgesteld. Er worden ook in 2022 weer online trainingssessies georganiseerd waarin de belangrijkste beheerszaken van een begraafplaats worden doorgenomen.
5. Beleggingen
Veel gemeenten zoeken naar extra opbrengsten van vermogen nu de rente vrijwel op nul staat. Vaak wordt een vorm van beleggen gezocht. Beleggen is niet zonder risico, maar dat kan wel zoveel mogelijk beperkt worden. Het GCBB heeft daarom een ‘richtlijn beleggingen’ uitgebracht. Als er belegd wordt zoals de richtlijn dat omschrijft en de beleggingen volgens de jaarrekening boven een ondergrens komen, is er een beleggingsstatuut nodig dat door CCBB’s moet worden beoordeeld. Er zijn voor de verschillende beleggingsvormen drie modellen beschikbaar op de website van de Protestantse kerk. Het gebruik van deze modellen wordt sterk aangeraden: het scheelt werk, versnelt de beoordeling door CCBB’s en voorkomt veel mailverkeer, omdat eigen versies vaak niet aansluiten bij de richtlijn. Er is een ondersteuningsgroep beschikbaar die uw vragen kan beantwoorden. Je kunt hen bereiken via info@protestantsekerk.nl.
Planning indienen jaarrekening 2021
In verband met de ANBI-richtlijnen zijn CCBB’s verplicht een strak schema aan te houden voor het inleveren van de jaarrekening. Uiterlijk 15 juni 2022 moeten de jaarrekeningen over het boekjaar 2021 ingeleverd zijn. Hiervoor moeten gemeenten zelf ook een aantal maatregelen nemen. De onderstaande planning is daarbij handig. Deze kun je ook communiceren met een eventueel extern boekhoud- of accountantskantoor.
- 28 februari 2022: afsluiting van het grootboek
- Maart en april: verwerking gegevens in FRIS en bestuursverslag
- Mei: bespreking en controle jaarstukken in controlecommissie, colleges en kerkenraad
- Begin juni: jaarstukken ter inzage leggen voor je gemeente
- Omstreeks 15 juni: Indienen jaarrekening bij uw CCBB
- Voor 1 juli 2022: gegevensverwerking op de ANBI pagina van uw website
Je kunt de data in dit overzicht aanpassen aan de vergaderdata van de eigen colleges. Het is wel van belang de einddatum in acht te blijven nemen. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties kun je een verzoek indienen tot uitstel indienen bij het CCBB.
Lees ook:
