Veelgestelde vragen

Om een predikant te kunnen beroepen is toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering (ord. 3-3-1). Bij de aanvraag moet onder meer een verklaring worden meegestuurd van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), waarin staat dat de gemeente aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Die verklaring heet 'solvabiliteitsverklaring' en wordt vooraf door de kerkenraad aangevraagd via het mailadres van het betreffende CCBB bij het CCBB.

Vanaf 1 april 2022 is de richtlijn solvabiliteitsverklaring van kracht. Hierin wordt aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat de aanvraag voor een solvabiliteitsverklaring door het CCBB beoordeeld kan worden.

Voor een solvabiliteitsaanvraag levert de gemeente de volgende stukken aan: 

1. Wie de aanvrager is.
2. Welke vacature het betreft, in welke omvang.
3. De meest recente (en actuele) jaarrekening en begroting volgens de regels in de kerkorde (ordinantie 11-7-1). (Als deze al in FRIS aanwezig is, hoeft deze niet aangeleverd te worden.
4. De meerjarenraming zoals geregeld in de Richtlijn meerjarenraming. 
5. Een toelichting op de uitgangspunten die gebruikt zijn in de meerjarenraming. 
6. Een vigerend beleidsplan voor 4 jaar. De ingediende meerjarenraming dient aan te sluiten op dit beleidsplan.

Download hieronder de richtlijn solvabiliteitsverklaring:

CCBB

Het CCBB kan aanvullende informatie vragen. Een solvabiliteitsverklaring is een jaar geldig en geldt voor een specifieke predikantsvacature.

Adressen van alle CCBB’s zijn hier te vinden:

Een UBO verwijst naar een ultimate beneficial owner of een uiteindelijk belanghebbende. Op twee manieren krijgen kerken en gemeenten daarmee te maken. 

1. Bij de registratie bij de KVK. Gemeenten, diaconieën en classes hoeven hun UBO niet in te schrijven in het openbare UBO-register bij de KvK. Afgesproken is dat alleen het hoogste aggregatieniveau van een kerkgenootschap zich bij de KvK hoeft in te schrijven.
2. Opgave bij banken en financiële instellingen. Gemeenten en diaconieën zijn (wel) verplicht een UBO op te geven bij banken en financiële instellingen als zij daar om vragen. Gemeenten en diaconieën hebben een zogeheten ‘pseudo-UBO’ omdat er niet een natuurlijk persoon is aan te wijzen die uiteindelijke belanghebbende is als het gaat om eigendom en zeggenschap binnen de gemeente of diaconie. Pseudo-UBO zijn de natuurlijke personen die als bestuurder staan vermeld in het eigen statuut, of zo mogelijk als bestuurder staan genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie. Concreet betekent dat:
   - voor de gemeente: de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters
   - voor de diaconie: de voorzitter en secretaris van het college van diakenen.

Overige informatie die je nodig kunt hebben bij het invullen van het formulier:

Deze informatie is bijgewerkt op 10-02-2022.

Zeker. Overleg tussen de Belastingdienst en de dienstenorganisatie heeft geleerd dat de Belastingdienst (digitale) controles op plaatselijk niveau doet. Wanneer zaken niet in orde zijn, volgt een waarschuwingsbrief; binnen een aantal weken moet de transparantie in orde zijn. Daarna kan de Belastingdienst de ANBI-beschikking per rechtspersoon intrekken. Met als mogelijk gevolg onder meer geïrriteerde gemeenteleden en geschrokken kerkrentmeesters. Houd er ook rekening mee dat een plaatselijke journalist de gemeente kan bellen met de vraag waarom de transparantiegegevens van de gemeente of diaconie niet op internet te vinden zijn.

In een gemeente is het delen met elkaar en het omzien naar elkaar een belangrijke pijler in de gemeenschap. Vaak worden daarom (in kerkdiensten en kerkbladen) mededelingen gedaan over het wel en wee van gemeenteleden: jubilea, geboorten en ziekten worden vermeld met het oog om er voor elkaar te zijn, elkaar op te dragen in gebed en met elkaar mee te leven. Kerken en gemeenten mogen een gemeenschap vormen die naar elkaar omziet en met elkaar meeleeft. Dat zijn immers ‘gerechtvaardigde activiteiten’ van een kerk. Ook als het gaat om zieke gemeenteleden. Daar moet wel zorgvuldig mee worden omgegaan.

Allereerst vanuit een eigen kerkelijke verantwoordelijkheid: hoe staat de persoon van wie de gegevens gedeeld worden erin, en hoe wordt vormgegeven aan de plaatselijke gemeenschap en het omzien naar elkaar? Maar ook vanuit de privacywetgeving: natuurlijk mag in een kerk voor elkaar worden gebeden (dat zijn immers de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk), maar het is goed te denken aan de privacybelangen van iemand die ziek is. Als de kerkdienst niet online te volgen is, blijft het gebed binnen de gemeente. Gaat de kerkdienst wel online, dan kan iedereen horen wie er ziek is. De gemeente doet er dan goed aan bijvoorbeeld alleen voornamen te noemen of het geluid van de opname even op stil te zetten. Hetzelfde geldt voor het kerkblad. Als deze alleen naar gemeenteleden gaat, valt deze onder de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente. Als iedereen op internet het kerkblad kan downloaden, valt te overwegen om toestemming te vragen aan de persoon die ziek is.

De website van de kerk is een uitgelezen kans om iedereen te informeren over de gemeente. Alle informatie is daarmee openbaar. Let daarom goed op de privacy en zorg ervoor dat namen van mensen die geen functie hebben in de kerk niet op de website staan. Zorg er ook voor dat bijzondere persoonsgegevens, zoals pastorale informatie, niet op een openbaar gedeelte van de website staan. Gebruik zoveel mogelijk e-mailadressen die gebonden zijn aan een functie (bijvoorbeeld scriba@gemeentenaam.nl) in plaats van persoonlijke e-mailadressen.

Let ook op foto’s op de website: zodra personen herkenbaar in beeld zijn, worden zij beschermd door de privacywetgeving. Vraag de personen die herkenbaar in beeld zijn uitdrukkelijk om (schriftelijke) toestemming. Foto’s waar mensen niet herkenbaar in beeld zijn (bijvoorbeeld op de rug) mogen wel. Lees ook de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk.

Rond het online zetten van kerkdiensten spelen niet alleen vragen van privacy, maar ook bijvoorbeeld van auteursrecht. In de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk staat hier informatie over.

Privacy is een verantwoordelijkheid van iedereen. In principe is de gemeente of diaconie als rechtspersoon aanspreekbaar. Iedereen die vanuit een functie in de kerk persoonsgegevens verwerkt, moet dat veilig en vertrouwelijk doen. Als er toch iets fout gaat en er sprake is van een datalek, moet daarvan melding worden gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Iedereen mag aan een organisatie vragen of en zo ja, welke gegevens deze organisatie van deze persoon heeft. Er mag alleen gevraagd worden naar gegevens van iemand zelf, niet naar gegevens van iemand anders. Wat je moet doen en hoe een dergelijk inzageverzoek werkt, lees je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het model privacystatement is een belangrijk middel voor een kerkenraad om na te gaan welke gegevens hij op welke manier verwerkt en wat daar de (wettelijke en kerkordelijke) grondslagen voor zijn. Door het invullen van het model privacystatement kunnen kerkenraden nagaan op welke grondslagen zij gegevens verwerken en of er nog nadere acties nodig zijn voor het verwerken van de gegevens. Het model privacystatement kan vervolgens worden gepubliceerd, zodat belanghebbenden kunnen weten hoe de gemeente omgaat met persoonsgegevens.

De veiligheid in en om het kerkgebouw is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de kerkrentmeesters van de gemeente. Heb je als gemeentelid een vraag over de veiligheid van het kerkgebouw, neemdan contact met hen op.

Landelijk is de vereniging van kerkrentmeesters een logische instantie voor tips en adviezen. De Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB) heeft een website/kennisbank met veel tips over veiligheid. Ook geeft ze een blad uit (Kerkbeheer) dat regelmatig aandacht geeft aan veiligheid in en om het kerkgebouw. 

Kerkgebouwen zijn als het goed is verzekerd. Ook verzekeraars kunnen tips geven over de veiligheid van kerkgebouwen. Dit gaat dan vooral over zaken als brandveiligheid en maatregelen om inbraak en vernielingen tegen te gaan. 

Ten slotte: 31 kerkgenootschappen werken samen in het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken (CIO). CIO overlegt regelmatig met de landelijke overheid over kerkelijke gebouwen. CIO heeft een factsheet kerk en veiligheid met een beknopt overzicht van zaken die te maken hebben met Kerk en Veiligheid.

Het is verstandig om contact te houden met de lokale politie en brandweer: Met de brandweer om te checken of het kerkgebouw aan alle veiligheidsvoorschriften voldoet. Met de politie (wijkagent) om onderling contact te houden over veiligheidsrisico's. Het kan bijvoorbeeld zin hebben om de externe jaaragenda met de wijkagent te delen. Ook kan de lokale politie tips geven voor het optimaliseren van het veiligheidsplan. De landelijke overheid heeft alle burgemeesters in 2018 informatie gegeven over de veiligheidsrisico's voor religieuze gebouwen, met het voorstel daarover met geloofsgemeenschappen ter plaatse te overleggen. Mochten jullie zelf behoefte hebben aan zo'n gesprek, neem dan contact op met het gemeentehuis.

Ook kan het zin hebben ervaringen en vragen te delen met andere kerken en geloofsgemeenschappen in de gemeente. Welke ervaring hebben zij met onveilige situaties? Welke tips hebben zij? Zo leer je elkaar meteen beter kennen.

Aandacht voor de veiligheid in en rond een kerkgebouw is belangrijk. Tegelijk levert al te nadrukkelijke aandacht voor veiligheid risico's op:

• Voor de eigen gemeente: aandacht voor allerlei maatregelen kan juist een gevoel van onveiligheid oproepen ('waar rook is, is vuur'). Daarom is de interne communicatie in de gemeente belangrijk. Het is essentieel dat de veiligheid 'achter de schermen' goed geregeld is, maar zonder dat de maatregelen afbreuk doen aan het gemeente-zijn of onnodig angst en paniek oproepen.
• Voor gasten/bezoekers: gesloten kerkdeuren, beveiligingscamera's, eventueel zelfs beveiligers dragen niet bij aan een gastvrij beeld (vindplaats van geloof, hoop en liefde). Maak bij het invullen van een veiligheidsplan een goede afweging die past bij de situatie van de gemeente: het doel moet de middelen heiligen.

Belangrijk is ook dat je als gemeente in contact blijft met de samenleving. Al is dat soms best lastig. Heeft de gemeente last van baldadige jongeren? Het werkt goed om contact met hen te leggen en hen uit te nodigen de kerk eens van binnen te komen bekijken en uit te leggen wat daar gebeurt. Zijn er in de (burgerlijke) gemeente spanningen tussen bevolkingsgroepen? Probeer een bijdrage te leveren door met elkaar in gesprek te gaan. Leg bijvoorbeeld zelf als kerkenraad contact met een moskee in de buurt. Elkaar kennen en begrijpen draagt veel bij aan het wegnemen van vooroordelen.

Het heeft zin om bij het maken of actueel houden van een veiligheidsplan in beeld te brengen wat in het kerkgebouw eventueel risico's oplevert met het oog op veiligheid. Let daarbij op de volgende onderwerpen:

• Zijn de uitgangen (vluchtroutes) van kerkzaal en nevenruimtes duidelijk aangegeven?
• Zijn deze uitgangen goed bereikbaar (zonder obstakels)?
• Zijn de deuren van de kerk tijdens de eredienst te openen, van binnen en van buiten?
• Is de kerkzaal makkelijk te ontruimen?
• Zijn de stoelen volgens de brandweervoorschriften gekoppeld?
• Kan het branden van kaarsen veilig plaatsvinden?
• Technisch: is de blusinstallatie in orde?
• Technisch: is de elektrische bedrading in orde? En de bliksemafleiders?
• En de AED? Is er een lijst beschikbaar (op een goed zichtbare plek) van gemeenteleden die de AED kunnen hanteren i.c.m. een EHBO-diploma?
• Is het hang- en sluitwerk in orde?
• Zijn er inbraakwerende maatregelen?
• Is er zicht op de parkeerplaats en de fietsenstalling?

Tip: loop het kerkgebouw eens door met iemand van de brandweer of de wijkagent.

Het heeft zin om voorbereid te zijn op onveilige situaties in en om een kerkgebouw. Maak daarom een veiligheidsplan met de volgende onderdelen:

• Een inventarisatie van mogelijke veiligheidsrisico's. Loop het lijstje hierboven langs. Het ene risico zal voor de gemeente urgenter zijn dan het andere.
• De afspraken die je als gemeente (kerkenraad / kerkrentmeesters) hebt gemaakt om de kans op onveilige situaties te verkleinen (preventie) en te weten hoe je moet handelen wanneer zich een onveilige situatie dreigt voor te doen of voordoet. Maak eventueel een routekaart: wie moet wanneer wat doen, en wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Een communicatieparagraaf met de volgende onderwerpen:
• wat je doet om de gemeente vertrouwd te maken met het onderwerp veiligheidsbeleid
• de regelmaat waarin oefeningen worden gehouden (brandoefening, ontruimingsoefening)
• wie verantwoordelijk is voor de interne en wie voor de externe communicatie bij een onveilige situatie.

• Waar de blusmiddelen zijn, hoe ze werken, door wie ze worden onderhouden en hoe vaak.
• Waar de dichtstbijzijnde AED is, wie er kunnen reanimeren/een EHBO-diploma hebben. Eventueel kun je gemeenteleden/kerkenraadsleden vragen zo'n diploma te halen.
• Wat de vluchtroutes zijn, in welke ruimtes standaard mensen/kinderen aanwezig zijn, wie hen waarschuwt en zorgt dat ze het gebouw verlaten als dat nodig is.
• Een lijst met nood/alarmnummers, waar die te vinden is en wie deze actueel houdt.
• Wat er geregeld is om in de kerkzaal de veiligheid optimaal te houden (duidelijke vluchtroute, gekoppelde stoelen (per rij; verplicht bij meer dan 100 zitplaatsen); gebruik van en toezicht op branden van kaarsen.
• Het deurenbeleid (welke deuren open/gesloten tijdens een kerkdienst) en hoe het toezicht daarop geregeld is.
• De instructie voor het welkomstcomité. 
• Wie de beelden beheert in het geval van camera's bij/rond het kerkgebouw. 
• Het sleutelbeleid (wie hebben een sleutel van het kerkgebouw en wie heeft de bevoegdheid om zonodig sleutels bij te maken?).

Zijn/voelen vrijwilligers zich voldoende toegerust om om te gaan met een onveilige situatie? Denk daarbij ook aan leiding van kindernevendienst, zondagsschool en crèche.

Denk verder nog aan het volgende:

• Bespreek het (concept) veiligheidsplan in het college van kerkrentmeesters en daarna in de kerkenraad.
• Deel de hoofdlijnen van het veiligheidsplan met de gemeente; laat de gemeente zonodig ook meedenken; dat vergroot het draagvlak en het bewustzijn.
• Controleer elk jaar of het veiligheidsplan nog actueel is en pas het zonodig aan.

Zie voor meer informatie ook de publicaties van de VKB op kerkrentmeester.nl.

Een ongeluk zit in een klein hoekje. De kans op brand, inbraak, stormschade of andere onveilige situaties in een kerkelijke omgeving is maar klein. Toch is het verstandig om preventief een aantal zaken te regelen.

Aan welke veiligheidsrisico's moet je als kerkelijke gemeente zoal denken? Er is onderscheid tussen risico's op materiële schade van het kerkgebouw en andere bezittingen van de gemeente kans en persoonlijke risico's van kerkgangers, bezoekers van een kerkgebouw. 

Bij een inventarisatie van veiligheidsrisico's kun je aan het volgende denken:

• Overlast (brand, overstromingen) door mankementen aan de eigen installaties van een kerkgebouw (meterkasten, elektrische bedrading, bliksemafleiders, waterleiding).
• Lokale en regionale (industriële) ongelukken (brand, smog-alarm, ongelukken met kerncentrales).
• Natuurgeweld (overstromingen, storm, aardbeving).
• Inbraak, vernieling (aan kerkgebouw of bezittingen van gemeente en gemeenteleden).
• Verstoring door verwarde personen, baldadigheid.
• Bewuste aanval/aanslag door personen op kerkgebouw, gemeente en voorgangers.
• En als gevolg: angst, paniek (met als nieuw risico dat mensen/kinderen in het gedrang komen bij het ontruimen van een gebouw of ruimte).
• Onvolkomenheden van/bij het kerkgebouw: brokstenen van een kerktoren die naar beneden vallen, stoeptegels die scheef liggen (struikelgevaar), gevaarlijke afstapjes.

Hoe groot is de kans dat deze risico's zich echt voordoen? Onnodige focus op veiligheidsrisico's leidt tot het gevoel van onveiligheid en veroorzaakt onnodig paniek.

De kans op aanslagen, bewust gebruik van geweld door personen gericht op een kerkgebouw en haar bezoekers. Dit is een risico waar de landelijke overheid veel toezicht op houdt. Al geruime tijd geldt voor heel Nederland een veiligheidsrisico van niveau 4 (niveau 5 geeft het grootste risico aan.) De NCTV (Nationaal Coördinator Terrorisme en Veiligheid) geeft echter aan dat het risico van een aanslag op een kerk erg klein is. Dus geen paniek. Niettemin is het goed om toch op het ergste voorbereid te zijn.

De kans op natuurgeweld is ook klein maar niet denkbeeldig. Denk aan de aardbevingen in Groningen of een zware storm in de kuststreek. 

Industriële ongelukken komen af en toe voor. In principe wordt men gewaarschuwd via een NL-Alert. Is er net een kerkdienst aan de gang, dan moet je weten wat te doen. Ook kan in een kerk zelf brand ontstaan. Door blikseminslag, brandende kaarsen, fouten bij het herstellen van een dak.

Vandalisme, diefstal, inbraak en insluiping komen geregeld voor. De totale schade zal meevallen, maar de impact op een gemeente kan groot zijn.

Verwarde personen. De kans hierop is in de ene gemeente groter dan de andere. Het is goed om te weten hoe je het beste met zo'n situatie om kunt gaan.

Onvolkomenheden van/bij het kerkgebouw kunnen door goed onderhoud zo veel mogelijk voorkomen worden.

• Contact met CCBB:

De verdeling van de werkgebieden van de beleidsondersteuners van de CCBB's:

De meerjarenraming in FRIS is bedoeld om te ondersteunen bij de ontwikkeling van het beleid voor de gemeente en de diaconie. 

Een meerjarenraming hoeft niet ingediend te worden bij het CCBB, behalve in een aantal gevallen die vastgelegd zijn in een richtlijn van het GCBB (generaal college voor de behandeling van beheerszaken). Zo is de meerjarenraming in FRIS nu verplicht bij een aanvraag voor een solvabiliteitsverklaring. In andere gevallen, zoals bij aanvragen in verband met investeringen of wanneer er een aanzienlijk risico op financiële problemen is, kan het CCBB een meerjarenraming opvragen.

In een meerjarenraming wordt 8 jaar vooruit gekeken. De gegevens van het eerste jaar kunnen vanuit de meerjarenraming gekopieerd worden naar de begroting voor het volgende jaar, zodat het opstellen van de begroting wordt vereenvoudigd. Hierna wordt deze via het normale proces in FRIS afgerond en bij het CCBB (classicaal college voor de behandeling van beheerszaken) ingediend. Hiermee biedt de meerjarenraming een goed beeld van het langetermijneffect van de beslissingen voor de begroting van het volgende jaar. In plaats van 1 jaar wordt 8 jaar vooruitgekeken. Het advies is om de meerjarenraming te gebruiken bij de opstelling van de begroting.

Hoe de meerjarenraming in FRIS werkt, is beschreven in de FRIS-handleiding. 

Geadviseerd wordt dat iedereen die betrokken is bij de opstelling van de meerjarenraming in ieder geval de inleiding leest. Degene met de rol ‘Indiener’ voor de meerjarenraming zou het hele onderwerp in de handleiding moeten lezen, voordat met het invullen van de meerjarenraming in FRIS begonnen wordt.

De meeste gemeenten en diaconieën beschikken inmiddels over een eigen KvK-nummer. Hiermee kan eHerkenning worden aangevraagd tot en met betrouwbaarheidsniveau 2+ (bijvoorbeeld om omgevingsvergunningen aan te vragen of in te loggen op het digitale loket van de (burgerlijke) gemeente). Zie voor meer informatie over eHerkenning en de verschillende betrouwbaarheidsniveaus: eherkenning.nl.

eHerkenning op niveau 3 is nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de belastingdienst zakelijk. Dit is nodig wanneer bijvoorbeeld ook het college van diakenen personeel in loondienst heeft en aangifte loonheffing doet. eHerkenning kan via verschillende leveranciers aangevraagd worden. Met KPN voert het CIO (overleg van verschillende kerkgenootschappen) overleg over de dienstverlening aan kerken, maar een gemeente is vrij zelf een aanbieder te kiezen. Alle CvK's hebben hierover een schrijven ontvangen. Download hier de presentatie voor verdere toelichting.

Een gemeente of diaconie heeft eHerkenning nodig om via internet zaken te doen met de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van VOG’s voor werknemers. 

Een gemeente en een diaconie kunnen worden geregistreerd (in het handelsregister) bij de Kamer van Koophandel (KvK). Een gemeente en/of diaconie worden dan als rechtspersoon ingeschreven. De bestuurders van religieuze organisaties (kunnen) niet (worden ingeschreven). 

Voor 2019 was het beleid van de Protestantse Kerk om gemeenten en diaconieën niet bij de KvK in te schrijven, maar gelet op maatschappelijke ontwikkelingen (zoals eHerkenning) is besloten alsnog alle gemeenten en diaconieën in te (laten) schrijven. De inschrijving bij de KvK kan een gemeente of diaconie het beste via de dienstenorganisatie/LRP regelen. Dit om te voorkomen dat er problemen ontstaan met (de nummering van) de ANBI-regeling. Voor inschrijving is bepaalde informatie nodig, zoals een bezoekadres. In het gemeentedossier van LRP is hier onder 'tabblad Bestuurlijke gegevens' ruimte voor gemaakt. De lokaal beheerder en de ledenadministrateur kunnen als bezoekadressen van de colleges van kerkrentmeesters en diaconie een van de in LRP opgenomen kerkgebouwen aanwijzen. De keus is bewust beperkt tot kerkgebouwen, omdat bezoekadressen niet naar natuurlijke personen mogen leiden.

Als een gemeente of een diaconie een onderneming drijft, kan het zijn dat er aanvullende inschrijvingsvereisten in de KvK gelden.