Een gemeentegids kent verschillende verschijningsvormen: sommige gemeenten hebben een gemeentegids die bestaat uit een lijst van alle gemeenteleden, anderen hebben een gemeentegids waarin bijvoorbeeld alle activiteiten voor het komend jaar staan (incl. de contactpersonen). Op beide verschijningsvormen is de AVG van toepassing. Dat betekent dat op beide van toepassing is dat de gegevens goed beschermd moeten zijn, dat de gegevens zijn verzameld (mede) met het oog op de verspreiding van de gemeentegids en dat er een grondslag moet zijn om de gegevens te verwerken.
Er zijn in de AVG een zestal grondslagen voor verwerkingen van persoonsgegevens. Wanneer er sprake is van gegevens rondom religie (hetgeen het geval is indien de gemeentegids een ledenlijst van de kerk behelst) is de aangewezen grondslag 'gerechtvaardigd belang/gerechtvaardigde activiteiten'.
Van belang is dat als er een gemeentegids in de vorm van een ledenlijst wordt uitgegeven dat: 1) deze uitgave van de gids daadwerkelijk past in de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente ('we hebben dit altijd gedaan' is onvoldoende argument, er moet worden aangetoond en beschreven dat de uitgifte daadwerkelijk tot het gemeenteleven behoort); 2) er passende waarborgen zijn rond gegevensbescherming; 3) de gegevens in de gids alleen leden (doopleden en belijdende leden) van de gemeente betreffen; 4) er regelmatig contact is met die leden (men mag dus niet gegevens van gemeenteleden die nooit in de kerk komen zomaar in de gemeentegids publiceren); en 5) de gids alleen binnen de gemeente wordt uitgegeven (als u de gids bijvoorbeeld ook aan niet-leden wilt geven of openbaar op de website van de gemeente wilt zetten heeft u expliciete toestemming van alle leden in het boekje nodig).
Wanneer er sprake is van een gemeentegids waarin de activiteiten genoemd staan met contactpersonen is de kring van betrokken personen kleiner. De grondslag van verwerking zal wederom liggen in gerechtvaardigd belang/gerechtvaardigde activiteiten. Ook in deze verschijningsvorm van de gemeentegids is het van belang dat de uitgave van de gids daadwerkelijk past in de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente ('we hebben dit altijd gedaan' is onvoldoende argument, er moet worden aangetoond en beschreven dat de uitgifte daadwerkelijk tot het gemeenteleven behoort). Voorts is van belang dat u in deze gemeentegids niet zomaar gegevens van contactpersonen uit uw ledenadministratie haalt. Immers, die gegevens zijn verzameld met het oog op de ledenadministratie, niet met het oog op het publiceren van contactgegevens in een gemeentegids. Misschien heeft een contactpersoon immers wel een speciaal e-mailadres aangemaakt of gekregen voor een specifieke activiteit (bijvoorbeeld zomerkamp@pgplaatsnaam.nl): vraag dus welke contactgegevens gebruikt moeten worden aan de contactpersoon. Het ligt in het kader van een gemeentegids dat een programmaboekje is eerder voor de hand deze breder te verspreiden dan enkel onder de leden van de gemeente. Dit kan alleen als u het gerechtvaardigd belang van het uitbrengen van deze gemeentegids als programmaboekje kunt plaatsen en beschrijven op zo'n manier dat verspreiding breder dan de gemeenteleden dit rechtvaardigt (als er alleen maar activiteiten in staan die interessant of toegankelijk zijn voor gemeenteleden, kunt u het boekje dus niet zomaar buiten de kring van gemeenteleden uitbrengen).
