Op deze pagina:
- Beleidsmatige vragen over collecteren
- De rol van de collecte in de eredienst
- Toelichten collectedoelen
- Kiezen collectedoelen
- Organiseren van de collecte
- Tellen van het geld
- Communicatie en verantwoording
Collecteren - Waar gaat dit onderwerp over?
Collecteren is een belangrijk onderdeel van de eredienst. Het is het moment in de dienst waarop je concreet de zorg voor ander kunt uitdrukken. Het college van diakenen draagt de verantwoordelijkheid voor het organiseren, uitvoeren en verantwoorden van de collectes tijdens de kerkdiensten.
De collecte vervult verschillende functies binnen het gemeentelijke leven. Het is een vorm van dankbaarheid naar God toe voor wat Hij heeft gegeven. Daarnaast is het een middel om concrete hulp te bieden aan mensen in nood, en een manier om de gemeente te betrekken bij het diaconaat. Met collecteren wordt de verbinding tussen geloof en handelen zichtbaar gemaakt in de eredienst.
De wijze van collecteren is in de loop van de tijd ontwikkeld van collectezakken naar een combinatie van traditionele en digitale methoden. Kerkelijke apps spelen hierbij een steeds belangrijkere rol en bieden gemeenteleden meer mogelijkheden om bij te dragen aan de collecte.
Belangrijke beleidsmatige vragen om als college bij dit item te stellen
- Welke diaconale visie en doelstellingen sturen ons collectebeleid?
Het college definieert zo helder mogelijk welke diaconale waarden en prioriteiten leidend zijn bij het kiezen van collectedoelen. Gaat de voorkeur uit naar structurele armoedebestrijding of incidentele hulp? Wordt de focus gelegd op lokale hulp, wereldwijde rechtvaardigheid, of een combinatie? En hoe verhouden de gekozen doelen zich tot de missionaire en pastorale doelstellingen van de gemeente? In plaatsen met meerdere wijkgemeenten stemmen wijkraden dit af met het algemene college van diakenen: voor welke doelen collecteren we gezamenlijk en waar kan een wijkgemeente eigen keuzes maken? - Hoe organiseren we de collecte zodat deze optimaal bijdraagt aan gemeenschapsvorming en betrokkenheid?
De manier waarop collectes georganiseerd worden, beïnvloedt de mate waarin gemeenteleden zich betrokken voelen bij de diaconale roeping. Het college beslist over de verhouding tussen het landelijke collecterooster van de Protestantse Kerk en eigen lokale keuzes, de wijze van communicatie en toelichting, en hoe zowel traditionele als digitale gevers optimaal kunnen. Hoe meer de keuzes zijn afgestemd op thema’s die voor gemeenteleden belangrijk zijn, hoe groter de betrokkenheid zal zijn. - Hoe maken we van het collecteren een transparant proces van keuzes maken, geld inzamelen en rapporteren?
Voor een effectief collectebeleid zijn heldere afspraken nodig over financiële procedures, rapportage naar de gemeente, en idealiter ook evaluatie van gesteunde organisaties. Het college bepaalt hoe regelmatig en op welke wijze verantwoording wordt afgelegd, welke criteria gehanteerd worden voor het beoordelen van organisaties, en hoe de effectiviteit van het collectebeleid zelf wordt geëvalueerd en bijgestuurd.
Wat moet een diaken doen/weten?
De rol van de collecte in de eredienst
De collecte heeft een vaste liturgische plaats in de protestantse eredienst en is meer dan een praktische handeling om geld in te zamelen. Traditioneel vindt de collecte plaats na de preek en het dankgebed, als onderdeel van de ‘antwoord-beweging’ van de gemeente op Gods Woord. Dit moment symboliseert dat de gemeente antwoordt op wat er gehoord is door te kunnen geven. In veel gemeenten wordt de collecte gecombineerd met of gevolgd door de voorbeden, zodat het collectedoel meegenomen kan worden in de gebeden.
De geestelijke betekenis van de collecte is divers:
- Een daad van dankbaarheid naar God voor wat Hij gegeven heeft.
- Een concrete manier om naastenliefde te tonen: geloof krijgt een uiting in concrete daden.
- Het verbindt de gemeente met mensen in nood dichtbij of elders in de wereld.
Voor diakenen is het belangrijk om te begrijpen dat de collecte een wezenlijk onderdeel is van de liturgie. Samen met de predikant of voorganger kan het collectemoment dan passend worden ingepast in de dienst. De predikant kan ook helpen om de gemeente er aan te herinneren dat geven een geestelijke daad is, zodat de collecte meer is dan alleen geld inzamelen.
Het toelichten van collectedoelen
Een heldere en inspirerende toelichting ondersteunt een collecte. Een goede voorbereiding begint met het tijdig verzamelen van informatie over het collectedoel via websites, folders of direct contact met de organisatie. Voor collectes uit het landelijke rooster van Kerk in Actie zijn vaak professionele voorlichtingsmaterialen beschikbaar, zoals presentaties, filmpjes en achtergrondinformatie die gedownload kunnen worden van de website van Kerk in Actie.
Bij de voorbereiding is het belangrijk om concrete voorbeelden en verhalen te zoeken: hoe concreter hoe beter. Idealiter is er de mogelijkheid om de collecte kort toe te lichten, ondersteund met een dia of een collectefilmpje. Leg uit waarom voor dit specifieke doel gekozen is en hoe het aansluit bij de diaconale visie van de gemeente. Vertel wat er met het geld zal gebeuren en geef er zo mogelijk een voorbeeld bij.
Het kiezen van collectedoelen
Het college van diakenen heeft als taak beleid ontwikkelen voor het kiezen van collectedoelen. Criteria daarbij kunnen zijn:
- Aansluiting bij de diaconale visie van de gemeente.
- Betrouwbaarheid en transparantie van de organisatie (CBF-keurmerk, jaarverslagen).
- Spreiding tussen lokale, nationale en internationale doelen, maar ook projecten waar gemeenteleden bij betrokken zijn.
- Variatie tussen structurele en incidentele ondersteuning: is er ruimte om eenmalige doelen ook een keer op te nemen in het rooster.
- Wederkerigheid: is het collectedoel een project waarin mensen zelfstandiger en veerkrachtiger worden gemaakt?
Het landelijke collecterooster van de Protestantse Kerk en Kerk in Actie vormt een goed voor de planning. Het rooster biedt een goede spreiding over het jaar met aandacht voor verschillende thema's en seizoenen. Het is beschikbaar via de website van Kerk in Actie en wordt jaarlijks bijgewerkt. De voordelen van het werken met dit rooster:
- Professionele voorlichtingsmaterialen en achtergrondinformatie.
- Betrouwbare organisaties, waarmee Kerk in Actie vaak al lange tijd samenwerkt.
- Spreiding van verschillende thema's en doelgroepen.
- Meer impact, doordat je met veel gemeenten samen collecteert.
Bij het maken van een jaarplan is het verstandig om het landelijke rooster te combineren met lokale doelen. Maak van tevoren ook afspraken hoe je omgaat met collectes voor noodhulp, die zich onverwacht aandienen. Nemen die de plaats in van een andere collecte of organiseer je op dat moment een extra collecte?
Wil je werken aan draagvlak? Communiceer het plan met de gemeente via kerkblad, de website of mededelingen tijdens de dienst. Zo neem je gemeenteleden mee in de keuzes die gemaakt en raken ze nog meer betrokken.
Het organiseren van de collecte (fysiek en digitaal)
Bij de praktische organisatie van de collecte komen een aantal dingen kijken. Zorg voor team van collectanten, die duidelijke instructies krijgen hoe ze de collecte moeten doen. Bedenk of er jongeren zijn die het leuk vinden om mee te helpen.
Naast collectezakken wordt er steeds meer digitaal gecollecteerd. Dit vraagt om een andere benadering. Ga je als gemeente werken met een collecte-app, zorg dan voor een heldere uitleg en hulp bij het installeren. Niet iedereen pakt dit vanzelf op, dus neem een aantal weken de tijd om de app te implementeren.
Het tellen van het geld
Het tellen en administreren van het collectegeld vraagt om zorgvuldigheid:
- Laat het geld altijd door minimaal twee personen tellen.
- Gebruik standaard telformulieren met datum, doel en bedrag.
- Bewaar het geld veilig tot het gestort kan worden.
- Hou een nauwkeurig overzicht bij van de opbrengsten van de collecten.
Een goede administratie bestaat uit een systematische registratie waarbij alle collectes genoteerd worden in een logboek met datum, doel en opbrengst. Maak hierbij onderscheid tussen fysieke en digitale giften. Een back-up van alle administratie is belangrijk, evenals regelmatige rapportage aan het kerkenraad over de collecteopbrengsten.
Denk ook aan de volgende punten:
- Maak voor elke collecte een aparte kostenplaats gebruiken in de administratie.
- Maak het geld binnen een afzienbare tijd over naar het betreffende doel.
- Bewaar bewijsstukken voor de financiële administratie.
- Maak giften over op naam van de gemeente en nooit vanaf een eigen rekeningnummer.
Communicatie en verantwoording
De communicatie naar de gemeente en naar gesteunde organisaties is een belangrijk aspect van het collectewerk. Deel de collecteopbrengsten met de gemeente, in het kerkblad of de app, eventueel aangevuld met verhalen over de besteding van het geld. Wordt regelmatig voor eenzelfde doel gecollecteerd of is er veel betrokkenheid voor een organisatie waarvoor gecollecteerd wordt, overweeg dan om een consulent van Kerk in Actie of een vertegenwoordiger van de betreffende organisatie iets te laten vertellen. Combineer het met een collecte voor dat doel.
Met een goed collectebeleid en een goede organisatie draag je als college van diakenen bij aan een betekenisvolle invulling van het collecteren die past bij de diaconale roeping van de gemeente.
