De levende adventskalender zorgt ervoor dat mensen van allerlei gezindten elkaar in een ontspannen sfeer ontmoeten. Mensen die meewerken stellen hun huis tijdens de adventstijd op een afgesproken tijd open voor een kopje koffie of thee. Voor elke dag in de adventstijd is er een adres. Er is geen thema, de gesprekken lopen zoals het gaat. Soms is een gesprek luchtig, soms wat dieper, net wat er op tafel komt. De laagdrempelige ontmoeting staat voorop. Iedereen is welkom: kerkelijk en niet kerkelijk. De Protestantse Gemeente te Dinxperlo heeft vanaf 2011 goede ervaringen opgedaan.
Waarom
De tijd nemen voor ontmoeting is een goede zaak.
Voorbereidingstijd
Twee maanden: begin in september met de PR. Begin in oktober met de organisatie.
Partners
Het idee van dit project is dat je samenwerkt met partnerorganisaties uit het maatschappelijk veld. Denk aan het buurt- of dorpshuis, het welzijnswerk en de gebiedsmakelaars. Neem op tijd contact met hen op.
Vrijwilligers
5 personen die het coördineren.
Budget
Er zijn nauwelijks kosten.
Benodigdheden
Inzet van mensen.
Draaiboek organisatie en PR
Eind september: PR-plan
Eind september start de voorbereiding met het opstellen van het PR-plan. Voor welke communicatiemiddelen en voor welke datum moet de aankondiging aangeleverd worden? Gebruik de kerkbladen, andere communicatiekanalen van de kerk en persberichten van de media.
Oktober: media benaderen
Stuur in oktober de informatie over de levende adventskalender en de oproep om mee te doen op. Meedoen betekent dat je je opgeeft als gastadres. Vergeet in de oproep niet de uiterste datum van reageren op te nemen. In Dinxperlo kon je op elke adventsdag naar een ander adres. Een gastadres is open van 10:00-11:30 uur óf van 14:30-16:00 uur. Stuur het persbericht op én neem vervolgens ook contact op met plaatselijke media.
Overzicht
Maak het overzicht van 1 tot en met 24 december: data, tijdstip (ochtend/middag), adres, telefoonnummer en emailadres. Vul hierop de opgegeven adressen in, de data en tijdstippen waarop de gemeenteleden mee willen werken. Stel een reservelijst op. Laat het idee van de levende adventskalender in de kerk afkondigen.
November: openbaar maken van de adressen
Het overzicht met de adressen wordt bekendgemaakt en naar het kerkblad, andere kerkelijke communicatiekanalen en de media gestuurd. Let op: vermeld géén telefoonnummer of mailadres in de openbare communicatie! Dat soort gegevens zijn alleen voor eigen administratie. Omschrijf de gastheer of gastvrouw altijd als ‘familie X’. Dit om niet de indruk te wekken dat er ergens iemand alleen woont.
Alle deelnemers ontvangen per mail en/of WhatsApp het overzicht van de andere deelnemers. Zo kunnen zij bezoekers wijzen op andere adressen die ook bezocht kunnen worden. Leg het overzicht van adressen ook in de kerk, zodat gemeenteleden het mee kunnen nemen en desgewenst kunnen verspreiden.
Januari: nabellen en bedanken
Bel na het evenement iedereen op om te horen hoe ze het ervaren hebben. Vraag naar op-of aanmerkingen. Plaats een terugblik in het kerkblad en stuur dit op naar de media. Beschrijf hoe het is gegaan en hoeveel mensen er op bezoek zijn geweest. Vergeet niet de families die hun huis openstellen te bedanken!
