eHerkenning is een waarmee ambts- en taakdragers in gemeenten worden gemachtigd als gebruiker om namens de gemeente handelingen bij de overheid uit te voeren.
eHerkenning is een waarmee ambts- en taakdragers in gemeenten worden gemachtigd als gebruiker om namens de gemeente handelingen bij de overheid uit te voeren.
In 2019 heeft de Protestantse Kerk in Nederland alle rechtspersonen van haar gemeenten (gemeente en diaconie) laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Gemeenten en diaconieën die zich via LRP hebben aangemeld, krijgen van de KvK een bevestiging van inschrijving met - voor elk - een eigen inschrijvingsnummer. Aan dit KvK-nummer is het reeds bestaande RSIN van de gemeente, respectievelijk de diaconie gekoppeld. Mocht je nog geen bevestiging van inschrijving hebben ontvangen, neem dan contact op met (030) 880 1880 of info@protestantsekerk.nl.
Het KvK-nummer kan gebruikt worden als hiernaar wordt gevraagd door leveranciers, zoals energie- en telecombedrijven. De rijksoverheid gebruikt voor de digitale communicatie met rechtspersonen, zoals gemeenten en diaconie, het systeem van eHerkenning. Dit is te vergelijken met de DigiD voor een natuurlijk persoon. Om eHerkenning te kunnen aanvragen is een KvK-nummer noodzakelijk. Een KvK-nummer is ook nodig als de gemeente of diaconie bijvoorbeeld aandelen of obligaties bezit. Zij hebben daarvoor een LEI-nummer nodig, dat alleen verkrijgbaar is als zij een KvK-nummer hebben.
De meeste gemeenten en diaconieën beschikken inmiddels over een eigen KvK-nummer. Hiermee kan eHerkenning worden aangevraagd tot en met betrouwbaarheidsniveau 2+ (bijvoorbeeld om omgevingsvergunningen of een VOG aan te vragen of in te loggen op het digitale loket van de (burgerlijke) gemeente). Zie voor meer informatie over eHerkenning en de verschillende betrouwbaarheidsniveaus: www.eherkenning.nl.
eHerkenning op niveau 3 is nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de belastingdienst zakelijk. Dit is nodig wanneer bijvoorbeeld ook het college van diakenen personeel in loondienst heeft en aangifte loonheffing doet. eHerkenning kan via verschillende leveranciers aangevraagd worden. Met KPN heeft het CIO (overleg van verschillende kerkgenootschappen) afspraken gemaakt over de dienstverlening aan kerken, maar een gemeente is vrij zelf een aanbieder te kiezen.
Voor het aanvragen van eHerkenning niveau 3 bij KPN of andere aanbieders is het volgende nodig:
1. Voorbereiding van de aanvraag
2. Verklaringen A en B
U krijgt deze verklaring van rechtspersoonlijkheid (verklaring A) per e-mail (binnen vijf werkdagen) toegezonden met daarbij gevoegd een invulformulier voor identificatie van bevoegde personen (verklaring B). Dit betreft een verklaring die u zelf dient te printen en in te vullen met onderstaande gegevens:
- De naam van de voorzitter van het CvK of CvD
- De naam van de secretaris van het CvK of CvD
- De namen van 3 andere kerkenraads-of collegeleden (evt. gemeenteleden)
- De naam van degene die door het CVK wordt gemachtigd om eHerkenning aan te vragen (de gebruiker) NB: dit mag ook een van de 5 bovengenoemde personen zijn.
3. Kopieën identiteitsbewijs van de vertegenwoordigers van uw gemeente
Bij de ingevulde verklaring over de identiteit van de vertegenwoordigers van uw gemeente (verklaring B) dient u van elk van de in verklaring B genoemde personen een kopie van de voorzijde van het identiteitsbewijs bij te voegen (foto, nationaliteit en BSN mogen onzichtbaar worden gemaakt). Elk van de in verklaring B genoemde personen zet een originele handtekening achter zijn/haar gegevens.
4. Gebruiker van eHerkenning-3
Het verdient aanbeveling om in uw gemeente goed te overwegen en ook vast te leggen wie als gebruiker van het eHerkenning niveau 3 wordt aangewezen. Deze gebruiker is de gemachtigde voor alle aanvragen die met deze eHerkenning worden gedaan. Het kan bijvoorbeeld de secretaris van het CvK of CvD zijn, of een hoofd/medewerker kerkelijk bureau. Aangeraden wordt om deze gebruiker te laten vastleggen op welke data en voor welk doel hij/zij de eHerkenning heeft gebruikt en dit overzicht/logboek regelmatig te laten inzien door voorzitter en secretaris van uw CvK of CvD. Wij adviseren om een persoon als gebruiker te kiezen waarvan mag worden aangenomen dat hij/zij ten minste de komende 3 jaren deze rol kan vervullen. Overigens kan eHerkenning-3 ook desgewenst worden aangevraagd voor 5 jaar.
5. Praktische aandachtspunten bij de aanvraag
eHerkenning-3 kan worden gebruikt voor de Belastingdienst i.v.m. loonheffing & alle overige zaken. Alleen als u nu al weet dat u deze eHerkenning voor andere aanvragen wilt gebruiken, kunt u dit aanvinken. Dit kan ook nog op een later moment.
Wij adviseren u deze presentatie te downloaden en te bestuderen voordat u met de online aanvraag begint (https://www.kpn.com/zakelijk/eherkenning/kerkgenootschap.htm).
Let op: Alleen het aanvraagformulier (pdf) dient geprint, ondertekend en verstuurd te worden.
6. Kosten
Aan het aanvragen van een eHerkenningsmiddel zijn kosten verbonden. Deze dient u te voldoen aan de leverancier (bij KPN zal dit circa € 150,- ex. btw bedragen voor 5 jaar (en ca. € 100,- voor 3 jaar). Let er op dat u bij de online-aanvraagprocedure het juiste factuuradres voor deze kosten opgeeft. Vaak is dit een ander adres dan van de aanvrager.
Meer informatie
Wanneer u nog vragen heeft, kunt contact opnemen met ons Contactcentrum. Via een e-mail naar info@protestantsekerk.nl kunt u uw vraag en/of terugbelverzoek voorleggen. Wij doen ons uiterste best uw verzoek zo snel mogelijk te beantwoorden.
Een gemeente of diaconie heeft eHerkenning nodig om via internet zaken te doen met de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van VOG’s voor werknemers.
Een gemeente en een diaconie kunnen worden geregistreerd (in het handelsregister) bij de Kamer van Koophandel (KvK). Een gemeente en/of diaconie worden dan als rechtspersoon ingeschreven. De bestuurders van religieuze organisaties (kunnen) niet (worden ingeschreven).
Voor 2019 was het beleid van de Protestantse Kerk om gemeenten en diaconieën niet bij de KvK in te schrijven, maar gelet op maatschappelijke ontwikkelingen (zoals eHerkenning) is besloten alsnog alle gemeenten en diaconieën in te (laten) schrijven. De inschrijving bij de KvK kan een gemeente of diaconie het beste via de dienstenorganisatie/LRP regelen. Dit om te voorkomen dat er problemen ontstaan met (de nummering van) de ANBI-regeling. Voor inschrijving is bepaalde informatie nodig, zoals een bezoekadres. In het gemeentedossier van LRP is hier onder 'tabblad Bestuurlijke gegevens' ruimte voor gemaakt. De lokaal beheerder en de ledenadministrateur kunnen als bezoekadressen van de colleges van kerkrentmeesters en diaconie een van de in LRP opgenomen kerkgebouwen aanwijzen. De keus is bewust beperkt tot kerkgebouwen, omdat bezoekadressen niet naar natuurlijke personen mogen leiden.
Als een gemeente of een diaconie een onderneming drijft, kan het zijn dat er aanvullende inschrijvingsvereisten in de KvK gelden.