De dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk hecht veel waarde aan de samenwerking met leveranciers. Om deze samenwerking op goede voet te continueren, verstrekken wij de volgende informatie.
Naast de wettelijke factuurvereisten die op uw organisatie van toepassing zijn, hebben wij ook een aantal factuurvereisten opgesteld waarmee wij de automatische verwerking van inkoopfacturen aanzienlijk kunnen optimaliseren. Daarmee zal het verwerkingsproces aanmerkelijk sneller verlopen en kan de dienstenorganisatie facturen sneller uitbetalen.
Digitale facturen
Onze sterke voorkeur gaat uit naar digitale facturen. Bij voorkeur in UBL-formaat, een mogelijkheid die veel boekhoudpakketten biedt. Wanneer dit niet mogelijk is in Pdf-formaat. De factuur moet bestaan uit één multipage pdf. Uw digitale facturen kunt u sturen naar crediteuren@protestantsekerk.nl
Adressering facturen
Uw facturen moeten aan de volgende adressering voldoen (o.a. fiscale vereisten):
Dienstenorganisatie Protestantse Kerk
t.a.v naam afdeling/naam contactpersoon
Joseph Haydnlaan 2A
3533 AE Utrecht
Kosten Registratie Nummer
Voor een bestelling wordt een Kosten Registratie Nummer aangemaakt. Dit nummer start in alle gevallen met de letters KRN. Wij verzoeken u dit nummer duidelijk op de factuur te vermelden.
Betalingstermijn
Omdat we zorgvuldig willen omgaan met de middelen die ons zijn toevertrouwd, hanteren wij standaard de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Indien u uw digitale factuur rechtstreeks naar het genoemde e-mailadres stuurt met de juiste adressering én het Kosten Registratie Nummer (en indien mogelijk in UBL-formaat), garanderen wij uw factuur binnen 14 dagen te voldoen. Wanneer er niet of onvolledig aan bovenstaande eisen wordt voldaan, kan de betaling ernstige vertraging ondervinden.
Bewijs van prestatielevering
Bij iedere factuur vindt een controle plaats of er conform afspraken is geleverd. U kunt ons hierbij helpen door een bewijs van prestatielevering aan uw factuur toe te voegen.
Dit bewijs kan bestaan uit een ondertekend contract, offerte, vrachtbrief of urenverantwoording. Daarnaast kan dit bestaan uit een voorbeeld van het geleverde product zoals drukwerk / tekst / illustraties / blogs en vlogs.
Wij stellen het op prijs wanneer u dit als bijlage bij uw factuur aanlevert in Pdf-formaat.
Aanmaningen
Wij verzoeken u geen aanmaningen te versturen voordat de betalingstermijn van 30 dagen verstreken is. Deze aanmaningen worden niet in behandeling genomen.
Papieren facturen
Indien u geen digitale facturen verstuurt, kunt u uw papieren facturen sturen naar:
Dienstenorganisatie Protestantse Kerk
t.a.v crediteurenadministratie/naam contactpersoon
Postbus 8504
3503 RM Utrecht