Een samenwerkingsverband van gemeenten met plaatselijke vierplekken
Dit stappenplan beschrijft hoe gemeenten kunnen samenwerken met overdracht van alle bevoegdheden aan gezamenlijke organen: een gemeenschappelijke kerkenraad, een gemeenschappelijk college van kerkrentmeesters (CvK) en een gemeenschappelijk college van diakenen (CvD). Gemeenten kiezen voor deze vorm na een verkenningsfase waarin ze geestelijke, financiële en bestuurlijke aspecten hebben afgewogen, en willen daarbij de plaatselijke vierplekken van de afzonderlijke gemeenten behouden. De pagina doorloopt de stappen van het eerste contact tot en met de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst en het vervolg daarna.
Meer weten over de verkenningsfase? Lees meer over samenwerken en samengaan. Twijfel je nog over de beste manier van samenwerken voor jullie gemeenten? Diezelfde pagina zet de mogelijkheden op een rij.
In grote lijnen doorlopen de betrokken gemeenten vier fasen: verkennen en een gezamenlijk voorstel opstellen, dat voorstel laten beoordelen door de kerkenraden, de gemeenteleden en het breed moderamen van de classicale vergadering (BMCV), en na instemming de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen. Elke fase staat hieronder uitgewerkt in genummerde stappen.
Dit stappenplan is bedoeld voor:
- gemeenten en colleges die willen samenwerken;
- het BMCV, dat toestemming moet geven;
- het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), dat moet adviseren over de samenwerking;
- eventueel de classicale vergadering, indien de samenwerking het gevolg is van een besluit van de classicale vergadering.
Inhoudsopgave
- Fase 1: verkennen en contact leggen (stap 1-3)
- Fase 2: voorstel opstellen en beoordelen (stap 4-9)
- Fase 3: instemming en ondertekening (stap 10-16)
- Fase 4: vieren en vervolg (stap 17-18)
Fase 1: verkennen en contact leggen
1. Inventarisatie mogelijke samenwerkingsgemeente(n)
De kerkenraad van een gemeente neemt contact op met de classis. Classis en kerkenraad verkennen met welke gemeente of gemeenten kan worden samengewerkt op basis van een overdracht van alle bevoegdheden aan een samenwerkingsorgaan: een gemeenschappelijke kerkenraad, een gemeenschappelijk college van kerkrentmeesters (CvK) en een gemeenschappelijk college van diakenen (CvD).
Samenwerking tussen gemeenten kan ook het gevolg zijn van een besluit van de classicale vergadering. In dat geval zoekt het breed moderamen van de classicale vergadering (BMCV) contact met de kerkenraad en de gemeenteleden. Het BMCV kan waar mogelijk aansluiting zoeken bij de hierna beschreven stappen.
Samenwerking tussen gemeenten uit verschillende classes is mogelijk, zolang de gemeenten kunnen worden ingedeeld in dezelfde classis.
Tip: de classis is een goede gesprekspartner als het gaat om de keuze voor een samenwerkingspartner.
2. Contact leggen met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente
De kerkenraad van een gemeente legt contact met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente.
Tip: neem voldoende tijd voor deze stap. Zorg voor een goede kennismaking tussen de verschillende kerkenraden en leer elkaar kennen.
3. Informeer de gemeenteleden en de classis over de voorgenomen samenwerking
De kerkenraden informeren de gemeenteleden van de betrokken gemeenten over de voorgenomen samenwerking. Voor zover de classis nog niet op de hoogte is, wordt de classis alsnog op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenwerking tussen de gemeenten.
Tip: informeren kan door middel van een korte mondelinge of schriftelijke mededeling aan de gemeente. Als verwacht wordt dat een dergelijk bericht veel teweeg zal brengen in de gemeente, heeft het houden van een gemeenteavond de voorkeur.
Fase 2: voorstel opstellen en beoordelen
4. Besluit kerkenraden instellen werkgroep samenwerking
De kerkenraden besluiten op welke wijze het besluit tot samenwerking met overdracht van alle bevoegdheden wordt voorbereid. Er zijn twee mogelijkheden:
- De kerkenraden bereiden zelfstandig het besluit voor. Het besluit wordt voorbereid door ten minste één kerkenraadslid van iedere gemeente.
- De kerkenraden stellen een gemeenschappelijke werkgroep in, die bestaat uit ten minste één kerkenraadslid en één gemeentelid van iedere gemeente.
De beslissingsbevoegdheid blijft bij de kerkenraad. De werkgroep zorgt ervoor dat de kerkenraden op de hoogte blijven van de voortgang.
Tip: leg schriftelijk vast op welke wijze de communicatie tussen de werkgroep en de kerkenraden zal verlopen.
Tip: de kerkenraden kunnen een externe deskundige vragen om een rol te spelen in het toewerken naar samenwerking. Bij aanwezigheid van een classisteam wordt in samenspraak met het classisteam of het BMCV een opdracht verstrekt aan een externe deskundige. Aan het inschakelen van een externe deskundige zijn kosten verbonden.
5. Opstellen voorstel door werkgroep samenwerking
De door de kerkenraden ingestelde werkgroep voert de opdracht van de kerkenraden uit door het opstellen van een voorstel voor samenwerking.
In het voorstel wordt in de eerste plaats ingegaan op alle onderwerpen die zijn genoemd in het model samenwerkingsovereenkomst. Dat gebeurt door het invullen van dat model.
Download het model samenwerkingsovereenkomst gemeenschappelijke kerkenraad en colleges met behoud van plaatselijke vierplekken.
In de schriftelijke overeenkomst wordt ten minste het volgende vastgelegd:
- de aard en omvang van de bevoegdheid;
- de duur van de overdracht;
- de wijze van werken van het samenwerkingsorgaan;
- de wijze waarop de overdracht tussentijds beëindigd kan worden.
In de tweede plaats geeft de werkgroep een zo compleet mogelijk overzicht van de rechtsgevolgen van de samenwerking en de gevolgen daarvan voor het gemeentelijke leven. Rechtsgevolgen en gevolgen voor het gemeentelijke leven die kunnen worden benoemd, zijn:
- een regeling ten aanzien van de positie van de betrokken predikant(en) en de kerkelijke (mede)werkers;
- een regeling ten aanzien van de diaconale en andere vermogensrechtelijke aangelegenheden van de betrokken gemeenten;
- op welke wijze wordt zorg gedragen dat de plaatselijke regelingen te zijner tijd zijn aangepast aan de samenwerkingsovereenkomst;
- voor zover daarvan sprake is, de taak van de werkgroep vierplek, die in de samenwerkingsovereenkomst verder wordt uitgewerkt.
Tip: laat de samenwerkingsovereenkomst in principe ingaan op 1 januari, zodat er met één begroting en één jaarrekening gewerkt kan worden.
6. Beoordeling voorstel door kerkenraden
De kerkenraden beoordelen het voorstel voor samenwerking van de werkgroep samenwerking. De kerkenraden gaan akkoord met het voorstel of verzoeken de werkgroep om het voorstel aan te passen.
De kerkenraden kunnen het voorstel ook in hun afzonderlijke kerkenraadsvergaderingen bespreken.
Tip: bespreek het voorstel in een vergadering waar alle kerkenraden aanwezig zijn. De werkgroep kan het voorstel dan in één keer aan alle betrokken kerkenraadsleden presenteren.
7. Eventueel: wijzigen voorstel door werkgroep samenwerking
De werkgroep samenwerking past het voorstel aan en legt het opnieuw voor aan de kerkenraden voor akkoord.
8. Horen van gemeenteleden
Nadat de kerkenraden akkoord zijn met het voorstel, besluiten de afzonderlijke kerkenraden op welke wijze de gemeenteleden in iedere gemeente hierover worden gekend en gehoord. Indien sprake is van een gemeente met wijkgemeenten, hoort de algemene kerkenraad ook de wijkkerkenraden. De werkgroep samenwerking bepaalt de einddatum voor het indienen van bezwaren.
Tip: organiseer hiervoor een gemeenteavond.
9. Eventueel: wijzigen voorstel naar aanleiding van de inbreng van gemeenteleden
De werkgroep samenwerking verwerkt de inbreng van de gemeenteleden in het voorstel en legt het opnieuw voor aan de kerkenraden voor een voorgenomen besluit.
Fase 3: instemming en ondertekening
10. Toezenden voorstel aan BMCV door kerkenraden
Nadat alle betrokken kerkenraden akkoord zijn gegaan, sturen de kerkenraden het voorstel toe aan het BMCV voor instemming.
11. Horen CCBB door BMCV
Voordat het BMCV het besluit neemt, hoort zij het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB).
12. Eventueel: horen evangelisch-lutherse synode
Indien een evangelisch-lutherse gemeente is betrokken, hoort het BMCV de evangelisch-lutherse synode.
13. Instemming BMCV
Het BMCV stemt in met het voorstel van de kerkenraden.
14. Ondertekening samenwerkingsovereenkomst
De kerkenraden besluiten over het voorstel en gaan over tot ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.
Tip: kies samen één datum van ondertekening.
15. Toezenden samenwerkingsovereenkomst aan BMCV
De getekende samenwerkingsovereenkomst gaat ter kennisneming naar het BMCV.
16. Eventueel: toezending samenwerkingsovereenkomst aan evangelisch-lutherse synodale commissie
Indien een evangelisch-lutherse gemeente betrokken is bij de samenwerking, gaat de samenwerkingsovereenkomst ook naar de evangelisch-lutherse synodale commissie.
Fase 4: Vieren en vervolg
17. Feest
De samenwerking tussen de gemeenten is een feit en dat mag gevierd worden. Organiseer bijvoorbeeld een feestelijk moment waarbij de samenwerkingsorganen zich presenteren en gemeenteleden uit de verschillende gemeenten elkaar (beter) kunnen leren kennen.
Tip: werk er actief aan dat gemeenteleden uit de samenwerkende gemeenten elkaar leren kennen. Op die manier kan het vertrouwen groeien en blijft het draagvlak voor de samenwerking behouden.
18. Vervolg
Zorg ervoor dat de gemeenschappelijke kerkenraad en de gemeenschappelijke colleges in staat zijn hun bevoegdheden op te pakken. Indien op een gegeven moment een wijziging van de samenwerkingsovereenkomst nodig is, dan kan opnieuw dit stappenplan worden gevolgd. Dat geldt ook als op een gegeven moment ervoor wordt gekozen om een samenwerkingsorgaan op te heffen.
Een beëindiging van de overdracht van bevoegdheden aan het samenwerkingsorgaan kan alleen met goedvinden van het BMCV. Een besluit tot wijziging van de overeenkomst of tot opheffing van het samenwerkingsorgaan wordt niet genomen dan nadat de leden van de gemeenten daarin zijn gekend en daarover zijn gehoord.
Tip: plan regelmatige evaluatiemomenten in om de samenwerking te bespreken.