Waarom doen we wat we doen? Wat is de essentie van ons gemeente-zijn? Het is zinvol om deze vragen met enige regelmaat in de gemeente aan de orde te stellen. Het antwoord op deze vragen geeft richting aan de inrichting en het handelen van de gemeente, aan het beleid. De uitkomst krijgt plek in een beleidsplan, een hulpmiddel om keuzes te maken en knopen door te hakken.
De voormalige voorzitter van de kerkenraad te Boven-Hardinxveld schreef bij het beleidsplan van zijn gemeente:
‘Dit beleidsdocument kwam tot stand vanuit de sterke wens een plan op te zetten waar onze kerk de komende jaren werkelijk iets mee kan! Niet een dik rapport om te voldoen aan onze plicht en dit vervolgens laten verstoffen in de kast. Wél een document dat leeft; waarin we onze veelkleurige gemeente herkennen, waaraan we ons kunnen toetsen, waardoor we geïnspireerd worden en waarmee we de komende jaren met plezier kunnen werken. En bovenal leuk en interessant om te lezen!’
Beleidsplan schept helderheid
Beleid is de vertaling van de visie, het verlangen, bijvoorbeeld het antwoord op de vraag wat voor kerkgemeenschap u in 2025 wilt zijn. In het beleidsplan wordt vastgelegd hoe de gemeente van plan is deze visie te realiseren over een periode van vier jaar.
In ordinantie 4 artikel 7 van de kerkorde staat als taak van de kerkenraad: ‘Het vaststellen van het beleidsplan ter zake van het leven en werken van de gemeente.’ Het beleidsplan geeft het kader aan voor de begrotingen van het college van diakenen en het college van kerkrentmeesters. De begroting is een financiële vertaling van de plannen van de gemeente. Zowel de kerkenraad, de Colleges van Kerkrentmeesters en Diakenen als werkgroepen zijn verantwoordelijkheid voor het beleid.
[Tekst gaat verder onder video]
Door te kijken en analyseren vanuit Gods Woord, kerk en wereld én vanuit het verlangen wordt de visie van de gemeente ontwikkeld. De vertaling daarvan zijn de plannen, het beleid. Het beleid wordt uitgevoerd in de praktijk. Daarna vindt er evaluatie plaats en kan de kerkenraad het nodige bijstellen.
Voordelen
Het is goed te beseffen dat niet iedereen gelijk enthousiast is om een beleidsplanproces te starten en/of eraan mee te werken. Het maken ervan kost tijd, en sommigen vrezen dat het onderin een la terecht komt. Door het beleidsproces goed aan te pakken en te beginnen bij het verlangen kunnen teleurstellingen voorkomen worden. Laat ook de voordelen zien.
Voordelen zijn:
- Voor kerkenraad en gemeente wordt het geheel van de inspanningen in samenhang gezet.
- Het bevordert doelgerichtheid in het werk van iedereen met een functie in de gemeente.
- Het biedt de gemeente de mogelijkheid tot (her)bezinning. Het geloof in God mag aan de orde komen. Waartoe roept God ons als gemeente op dit moment?
- Het geeft continuïteit aan opvolgers.
- Het geeft transparantie in bestuur en beleid.
- Het helpt om keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Niet het vele is goed, maar het goede is veel.
In de commissie
Denk bij de keuze van een commissie met kerkenraadsleden en enkele jongere en oudere gemeenteleden aan:
- mensen die er affiniteit mee hebben
- zowel denkers als doeners
- een evenwichtige afspiegeling van de gemeente
- een goede voorzitter
- de balans tussen een bedrijfsmatige aanpak en een proces waarbij de geloofsdimensie een rol speelt.
Begeleiding van buitenafEr zijn vragen waarvoor u iemand nodig heeft die naar uw gemeente toekomt en u als kerkenraad of gemeente begeleidt om samen een oplossing te vinden. De dienstenorganisatie brengt u graag in contact met een deskundige begeleider.Ga naar het overzicht met zelfstandig begeleiders is aan te raden: een neutrale begeleider kan de inbreng en/of belangen van een ieder waarderen.
[Tekst gaat verder onder video]
Aandachtspunten
Het proces om te komen tot een beleidsplan kan van start gaan. Neem er de tijd voor. Het gaat erom met elkaar plannen te maken voor de toekomst.
Er zijn meer aandachtspunten:
- Sla het gesprek over visie en verlangen niet over. Trek er gerust een dag voor uit. Je kunt pas beleid maken als je weet waar je heen wilt. Het gesprek zal bemoediging en inspiratie opleveren. Het gaat om een beter leren verstaan van elkaars diepste beweegredenen.
- Betrek de gemeente bij het proces door er regelmatig over te publiceren. Geef informatie over de stand van zaken tijdens bijeenkomsten of na afloop van kerkdiensten. Openheid is wezenlijk.
- Neem bezwaren in het proces serieus. Niemand is ermee gediend het tempo hoog te houden door bezwaren weg te wuiven. Laat mensen zich uitspreken als ze kritiek hebben. Probeer in gesprek te blijven en uit te leggen wat de beleidsplancommissie beweegt.
- Laat het een zaak van de hele kerkenraad zijn, en niet alleen van degenen die in de beleidsplancommissie zitten. De hele kerkenraad moet achter het proces staan wil het kans van slagen hebben.
- Stel het werkplan, dat uit het beleidsplan voortvloeit, praktisch op in uitvoerbare en controleerbare stappen.
Het beleidsplan en het werkplan keren regelmatig terug op de agenda. Ze kunnen ook een plek hebben in het jaargesprekHet jaargesprek is bedoeld om in verband met ieders inzet voor de opbouw van de gemeente tot een goede afstemming te komen. Meer informatie over het jaargesprek met de predikant(en). En welke punten gaan mee naar de volgende beleidsperiode?
Meer weten?
De beleidsplancommissie kan kiezen om het beleidsplan op te stellen naar aanleiding van een bepaalde methodiek. Er zijn er verschillende methodieken:
- Download een stappenplan voor het maken van een beleidsplan (incl. voorbeeld inhoudsopgave)
- Ook de methodiek ‘Levende gemeente’ aan de hand van 'Handboek gezonde gemeente' van Robert Warren is heel bruikbaar.
