Zijn er spanningen in je gemeente, of is onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is? Dan kan visitatie helpen. Deze pagina beschrijft wat visitatie is en hoe een visitatie verloopt. Onderaan lees je hoe je als kerkenraad visitatie aanvraagt.
Wat is visitatie?
Visitatie is het werk van het classicale college voor de visitatie: visitatoren bezoeken een gemeente om te bemiddelen en te adviseren, met de opbouw van de gemeente als doel.
Het woord komt van het Latijnse visitare, dat 'bezoeken' betekent. Visitatie is een vorm van opzicht en staat beschreven in ordinantie 10 van de kerkorde. Een visitatie richt zich op:
- het geestelijk leven van de gemeente
- het gehoor geven aan de roeping van de gemeente
- de vervulling van ambten en diensten
De visitatoren kijken als buitenstaanders mee. Zo helpen ze kerkenraad en gemeente om weer verder te kunnen als gemeente van Christus.
Wanneer komt visitatie in beeld?
Meestal is er iets aan de hand: spanningen in de kerkenraad of tussen predikant en gemeente, of onduidelijkheid die tot onrust leidt. Ook vragen over wie in de gemeente welke rol en verantwoordelijkheid heeft, kunnen een reden zijn. Hoe eerder de visitatoren erbij komen, hoe groter de kans dat een lastige situatie geen conflict wordt.
Een visitatie start op verzoek van de classispredikant of van de kerkenraad. Bij een verzoek van de kerkenraad overlegt het college eerst met de classispredikant. Geven feiten of omstandigheden daartoe aanleiding, dan kan het college ook zelf een visitatie beginnen, na overleg met de classispredikant (ord. 10-5-2).
Soms zijn een paar gesprekken genoeg om verder te kunnen. In andere situaties is een langer traject nodig.
Hoe verloopt een visitatie?
Het college besluit tot visitatie
Het classicale college voor de visitatie bespreekt het verzoek. Besluit het college tot visitatie, dan krijgt de scriba van de kerkenraad daarover bericht en wijst het college visitatoren aan.
Kerkenraadsvergadering
De visitatie begint met een kerkenraadsvergadering onder leiding van een visitator. Kerkenraadsleden zijn verplicht aanwezig te zijn. Wie niet kan komen, meldt zich vooraf af en geeft daarbij de reden.
Gesprekken en informatie
De visitatoren voeren gesprekken met betrokkenen om de situatie goed te begrijpen. Gemeenteleden kunnen zelf om een gesprek vragen. Waar dat nodig is, beleggen de visitatoren een gemeentevergadering of schakelen ze deskundigen in.
Ook kunnen ze documenten opvragen, zoals het beleidsplan, het kerkblad, afkondigingen en zo nodig notulen van de kerkenraad. Ambtsdragers en kerkelijke organen zijn verplicht de gevraagde gegevens te geven.
De visitatoren passen hoor en wederhoor toe en gaan zorgvuldig om met wat er in de gesprekken wordt gezegd. Over de procedure zijn ze open, bijvoorbeeld met tussentijdse berichten in het kerkblad.
Bemiddeling en advies
Visitatoren bemiddelen door overleg en door gevraagd en ongevraagd advies (ord. 10-4). Hun analyse, bevindingen en aanbevelingen leggen ze vast in een rapport. Het college adviseert en kan niet afdwingen dat de gemeente de adviezen opvolgt. In veel gevallen kan de gemeente met de adviezen weer verder.
Verslag
Aan het eind sturen de visitatoren een schriftelijk verslag aan het classicale college voor de visitatie. De kerkenraad en het breed moderamen van de classicale vergadering krijgen een afschrift.
Wie zijn de visitatoren?
Classicaal college voor de visitatie
Elke classis heeft een college voor de visitatie, met ten hoogste twaalf leden en een voorzitter. In overleg met het generale college kan een college groter worden. De classicale vergadering benoemt de visitatoren, ongeveer evenveel predikanten als andere ambtsdragers en oud-ambtsdragers. Een benoeming geldt voor vier jaar. Daarna volgt eventueel herbenoeming voor telkens twee tot vier jaar, tot ten hoogste twaalf aaneengesloten jaren (ord. 10-3).
Visitatoren volgen een training voordat ze aan de slag gaan. Naast de visitaties bevordert het college de ontmoeting tussen gemeenten.
Generaal college voor de visitatie
De voorzitters van de classicale colleges vormen samen het generale college voor de visitatie. De generale synode benoemt de voorzitter. Het generale college geeft leiding aan de visitatie in de hele kerk en stemt de werkwijze van de classicale colleges op elkaar af. Classes mogen verschillen, maar gemeenten en personen moeten overal in de kerk gelijk behandeld worden.
Het generale college organiseert de trainingen voor visitatoren en werkt nauw samen met de classispredikanten. Voor de voorzitters is het ook een plek om elkaar te bevragen en te steunen.
Als visitatie niet tot een oplossing leidt
Soms concluderen de visitatoren dat een predikant de gemeente niet langer met stichting kan dienen. Dat is een conclusie over de situatie, zonder dat iemand als schuldige wordt aangewezen. Het breed moderamen van de classicale vergadering krijgt een afschrift van het verslag (ord. 10-5-10) en beslist over een eventuele vervolgstap.
Het breed moderamen kan zich wenden tot het generale college voor de ambtsontheffing, dat beoordeelt of losmaking van de predikant nodig is, of tot een college voor het opzicht. Het college voor de visitatie zet die stap niet zelf.
Klacht over een visitatie
Heb je een klacht over hoe een visitator heeft gehandeld of gesproken? Dan kun je terecht bij het generale college voor de visitatie. Een klacht over de inhoud van een advies valt hier niet onder. In de klachtenprocedure van het generale college voor de visitatie (pdf) lees je hoe je een klacht indient en welke termijnen gelden.
