Uitleg & Achtergrond
In deze serie zijn artikelen gebundeld die een bepaald onderwerp uitleggen of achtergrondinformatie bieden.
Op 17 september 2019 deed het gerechtshof Den Haag een uitspraak in een zaak waarbij een gemeentelid inzage vroeg in bepaalde stukken van de kerkenraad van de Gereformeerde Kerk (Vrijgemaakt) in Dordrecht. Wat betekent deze uitspraak voor de praktijk van kerkenraden, colleges, classes en toezichtsorganen?
Waar ging de zaak in Dordrecht over?
Een lid van Gereformeerde Kerk (Vrijgemaakt) in Dordrecht heeft inzage gevraagd bij die kerk. Uit de uitspraak van het gerechtshof blijkt dat de kerkenraad en het gemeentelid een conflict hadden. Volgens het kerklid zou de inzage kunnen helpen bij de verzoening tussen beiden. De kerkenraad heeft antwoord gegeven op de door het kerklid gestelde vragen, maar geen kopieën gegeven van bepaalde documenten. De kerkenraad was van mening dat zij deze stukken niet hoefde te geven omdat het interne stukken van de kerkenraad betrof.
Het gerechtshof was het niet eens met de kerkenraad. De stukken waar het over ging waren digitale bestanden die de kerkenraad als archiefstukken van de kerkenraad heeft geaccepteerd. Het gerechtshof vindt niet dat deze stukken onder een uitzondering van ‘interne stukken’ vallen en vindt dat het gemeentelid in principe recht heeft op een kopie van die stukken als haar persoonsgegevens daarin staan.
Het gerechtshof wijst er verder wel op dat in het belang van de bescherming van de privacy van anderen (de opstellers van de stukken, de deelnemers van de vergadering, etc) er bepaalde delen van de kopieën onleesbaar mogen worden gemaakt, en zelfs dat inzage in een specifiek stuk niet hoeft als het belang van de derde dat vereist.
Privacy: een kerkelijke verantwoordelijkheid
Ook kerken hebben te maken met privacy. Allereerst vanuit hun eigen kerkelijke verantwoordelijkheid: het zijn van een open gemeenschap waarin mensen betrokken zijn op en meeleven met elkaar, gaat hand in hand met het zijn van een veilige gemeenschap. Dat is niet nieuw. Zo heeft bijvoorbeeld geheimhouding in de kerk een belangrijke plaats bij de bevestiging van ambtsdragers. Vragen rondom privacy behoren tot de eigen kerkelijke verantwoordelijkheid om een veilige gemeenschap te zijn.
Het recht op inzage
Het recht op inzage heeft tot doel dat mensen kunnen weten welke gegevens van hen bekend zijn in een organisatie en kunnen controleren of die gegevens wel kloppen. Het gaat daarbij om persoonsgegevens in de brede zin van het woord: ook omschrijvingen en typeringen kunnen persoonsgegevens zijn als deze te herleiden zijn tot een persoon.
In eerste instantie is er niet veel op tegen dat mensen in de kerk van dit recht gebruikmaken. Omdat het in principe om gegevens over de persoon zelf gaat, is er ook niet veel op tegen deze mee te delen.
Zijn interne stukken altijd vatbaar voor inzage?
Nee, interne stukken van de kerkenraad of andere colleges zijn niet altijd vatbaar voor inzage. Ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen (de opsteller, de deelnemers van de vergadering) mogen delen van stukken onleesbaar worden gemaakt of zelfs geheel niet ter inzage worden gegeven. Hierbij is wel een zorgvuldige belangenafweging nodig. Het recht op inzage zal zwaar meewegen in de beoordeling of inzage in een bepaald stuk wel of niet kan.
Inzageverzoeken die ‘kennelijk ongegrond’ of ‘buitensporig’ zijn kunnen worden afgewezen. Een inzageverzoek is bijvoorbeeld ‘kennelijk ongegrond’ als iemand vraagt om de gegevens van een ander (tenzij deze persoon gemachtigd is). Een inzageverzoek is bijvoorbeeld buitensporig als men voor de derde keer dit jaar vraagt om inzage in ‘alle gegevens’.
Hoe ga je om met interne stukken, notulen, etc?
Eerst even de ‘open deuren’: ook met interne stukken moet men zorgvuldig omgaan. Zorg voor een goede beveiliging en een duidelijk beleid over bewaartermijnen en overleg wie toegang heeft tot bepaalde stukken.
Als het gaat om de inhoud van stukken is een goede stelregel om te volgen: zou ik dit ook tegen iemand direct zeggen? Indien dat niet het geval is, past het bij de verantwoordelijkheid die men heeft anders te formuleren. Het is ook niet nodig elke discussie woord voor woord te notuleren. Men kan ook de overwegingen en uitkomsten van een gesprek zakelijk opschrijven.
Pastorale notities
Voor pastorale (bezoek)notities kan gebruik worden gemaakt van LRP. In LRP is het mogelijk dat iemand de rol ‘pastoraal medewerker’ heeft en in dat kader ‘persoonlijke notities’, ‘team-notities’ of ‘openbare notities’ kan maken. De team-notities en openbare-notities zijn vatbaar voor inzage, de persoonlijke notities in principe niet (omdat deze slechts als persoonlijk geheugensteuntje dienen en persoonsgebonden zijn; deze notities worden ook niet overgedragen aan anderen).
Notulen
Notulen van de kerkenraad of andere colleges zijn in principe geen openbare stukken. Een betrokkene kan wel om inzage vragen rondom zijn of haar eigen persoonsgegevens. Die stukken zullen in principe dan ook in kopie moeten worden verstrekt. Bepaalde gedeelten mogen eventueel wel onleesbaar worden gemaakt of helemaal niet hoeven worden verstrekt als de rechten en vrijheden van anderen dat noodzakelijk maakt.
Meer informatie?
Op protestantsekerk.nl/privacy staan veelgestelde vragen en diverse model-documenten. U vindt er ook een overzicht van de rechten van gemeenteleden en anderen met een stappenplan als iemand zich meldt met een beroep op de AVG.
