5 kerkenraden delen tips hoe ze meer tijd creëerden voor bezinning en minder tijd kwijt zijn aan vergaderen

“We hebben een grote kerkenraad met meer dan 20 mensen; het liefst willen we met z'n allen over alle details beslissen. Onze verantwoordelijkheden zijn bovendien niet helder. Dit frustreert menigeen en schrikt mensen af. Hoe kan het anders?”

1. Denk met elkaar na over de betekenis van de kerkenraad, leiderschap en ambt

Kerken lijken tegenwoordig meer aandacht te besteden aan leiderschap en stijl van leidinggeven dan voorheen. De inhoud en roeping van het ambt kennen en je geloofsleven met God delen is van oudsher een goede insteek om te kijken naar de betekenis van de kerkenraad. Als we over de kerkenraad spreken, moeten we eerst een definitie van de term geven. Bekijken we het bestuurlijk-organisatorisch, theologisch of juist agogisch? 

De kerkorde geeft in ordinantie 4, art. 6 en 7 aan dat de kerkenraad, die gevormd wordt door de ambtsdragers van de gemeente, ten eerste de zorg voor de dienst van Woord en sacramenten heeft, en leidinggeeft aan de opbouw van de gemeente in de wereld. Taken en werkwijze worden in de kerkorde helder beschreven. Het lijkt misschien veilig om het kerkenraadswerk vanuit die taken in te vullen en uit te voeren. 

Er bestaan echter verschillende beelden van de kerkenraad. Vorm je met elkaar enkel een bestuur? Ben je geroepen tot het ambt en voer je - persoonlijk en gezamenlijk - die roeping uit? Kies je voor dienend leiderschap? Schep je ruimte om een lerende kerkenraad te zijn? Verschillende beelden kunnen meningsverschillen opleveren maar ook betekenisvol zijn. Het is waardevol hier als kerkenraad over in gesprek te gaan.

Eerst en vooral is het goed om te spreken over de bedoeling van het ambt, de bijbelse wortels van het ambt en het imago van het ambt. Het ambt wordt soms als ‘zwaar’ ervaren. Veel mensen zien het niet zitten om ambtsdrager te worden. Het helpt om te bespreken wat het ambt inhoudt. Dat het bedoeld is om taken af te bakenen en te verdelen. Dat de mensen die een ambt op zich genomen hebben gezamenlijk de kerkenraad vormen die leidinggeeft aan de gemeente. Als ambtsdragers zelf helderheid hebben over hun ambt en dat ook uitdragen in de gemeente, kan dat het imago van het ambt verbeteren en het vinden van nieuwe ambtsdragers vergemakkelijken. 

Een zinvol gesprek over het ambt houdt niet op bij het bespreken van de taakomschrijving in de kerkorde. In bijvoorbeeld Handelingen 6 lezen we over de aanstelling van de eerste diakenen. Om het gesprek te kunnen voeren, vindt u hier een paar richtvragen:

• Kunt u zich het probleem in de eerste gemeente voorstellen en zich vinden in de oplossing van de apostelen? Zijn er in uw gemeente signalen of problemen die aanleiding geven om de organisatie aan te passen?
• Wat zegt de taakverdeling uit de tijd van de eerste gemeente over de ambten in de kerk in onze tijd? 
• In het Oude Testament komen we de functie van priester, koning en profeet tegen. Is er een parallel te trekken met het ambt van diaken, ouderling en predikant? 

Een hulpmiddel is een training ambtsdragers voor nieuwe én ervaren ambtsdragers. Door gesprek en training, maar zeker door de tijd nemen voor het Woord en de onderlinge ontmoeting, wordt een kerkenraad een lerende gemeenschap. Het onder de loep nemen van het eigen functioneren en daarin stappen durven zetten, draagt bij aan goed bestuur.

2. Voer onderling het geloofsgesprek

Veel kerkenraadsleden missen tijdens het bestuurlijke werk de inhoud van het kerk-zijn: het delen van het geloof in God. Vergaderingen lijken bedoeld om te besturen en besluiten te nemen. Soms voelen kerkenraadsleden wel aan dat ze meer tijd willen besteden aan het geloofsgesprekVerder lezenGeloofsgesprek en de onderlinge ontmoeting, maar het komt er niet van. De opening met een bijbelgedeelte is toch voldoende? De voorzitter en scriba voelen zich vaak gedwongen om (te) veel onderwerpen in de agenda te zetten. 

Uit de praktijk: Waarder
In de Gereformeerde Kerk Waarder heeft de kerkenraad de bakens verzet: in plaats van 10 keer vergadert de grote kerkenraad nog 6 keer per jaar. Het breed moderamen (kleine kerkenraad) vergadert maandelijks en bereidt ook de vergadering van de grote kerkenraad voor. Daarnaast bespreken de wijkouderlingen 4 keer per jaar pastorale zaken, waarbij zij ook in gesprek gaan over ‘hoe bid je in het pastoraat, hoe lees je in de Bijbel, hoe kom je tot een pastoraal gesprek?’ Dat bevalt beter. Ook heeft men de tijd gevonden om een training te volgen.

 

3. Durf werk te delegeren

Veel kerkenraden zuchten elk jaar bij de vraag hoe de vacatures weer vervuld te krijgen. Gemeenteleden vinden om uiteenlopende redenen het ambt niet aantrekkelijk. Het model kerkenraad met werkgroepen van ordinantie 4 artikel 9, waarin het gaat over de organisatie van kerkenraad, kleine kerkenraad en werkgroepen, biedt een mogelijke oplossing. Het gaat erom verantwoordelijkheid te delegeren, overlaten aan gemeenteleden in werkgroepen. Gemeenteleden zijn vaak wel bereid een tijdelijke taak op zich nemen. Veel kerkenraden hebben al ontdekt dat de formule van tijdelijke werkgroepen goed werkt.

Uit de praktijk: Enschede
Tot 2017 had de Protestantse Gemeente Enschede vijf wijkkerkenraden en één algemene kerkenraad. Nu is er nog één kerkenraad met twee colleges, vijf commissies en een aantal werkgroepen. De kerkenraad vergadert max. 10 keer per jaar, net als het moderamen. Drie keer per jaar vergadert de kerkenraad met de commissies samen, inclusief een viering. De kerkenraad volgt samen met de colleges en commissies belangstellend het werk in de werkgroepen. Elke kerkenraadsvergadering begint met geloofsinspiratie rond het Licht van Christus in de verbouwde kerkzaal. De afgelopen tijd sprak de raad onder meer over bidden, mozaïek van kerkplekken, en ‘waarom zijn we eigenlijk kerk?’ Na de bezinning gaat men in vergadering.

4. Verbeter het samenspel tussen moderamen en kerkenraad

Ook in het samenspel tussen moderamen en kerkenraad kan vaak wat verbeterd worden, bijvoorbeeld door een goede voorbereiding van de vergaderingen waardoor men slagvaardiger te werk kan gaan. 

Uit de praktijk: Den Bosch
Het moderamen van de Protestantse Gemeente Den Bosch stuurt de agenda twee weken voor de kerkenraadsvergadering al rond. Kerkenraadsleden kunnen daar inhoudelijk op reageren. Daar vindt al meningsvorming plaats. Op grond van de reacties doet het moderamen voorstellen tot besluitvorming en stuurt de definitieve agenda met die voorstellen naar de kerkenraad. Op de kerkenraad blijken de voorstellen veelal hamerstukken. Daardoor is er meer tijd voor bezinning en ontmoeting. De kerkenraad begint de vergadering in de kerkzaal bij het Licht van Christus rond een thema. Daarna gaat men vergaderen. De kerkenraad heeft overigens bewust een bepaald type voorzitter gezocht.

5. Wees je bewust van generatieverschillen en wees flexibel

Jonge mensen hebben een andere vergaderstijl dan oudere mensen. Hun vergaderstijl uit zich in snel communiceren en mobiel bereikbaar zijn. Een klassiek opererende kerkenraad, met notulen die 2 of 3 weken later per mail verstuurd worden, is niet aantrekkelijk voor jonge gemeenteleden. Regelmatig zie je jonge mensen tijdens vergaderingen op hun mobiel bezig. Ze regelen via Whatsapp soms direct een klus. Snel communiceren heeft voordelen. Uiteraard moet het zorgvuldig gebeuren. Met elkaar kun je afspraken maken over vergadergedrag.

Uit de praktijk: Duiven
De Protestantse Gemeente Duiven koos behalve voor een verandering van de organisatie ervan voor een efficiënt alternatief voor notuleren. De voorzitter schrijft tijdens een agendapunt notities op een flap, omcirkelt een aantal woorden, voegt er soms beschreven memoblaadjes aan toe en maakt een foto van de flap die hij direct met de andere kerkenraadsleden deelt. Iedereen weet dan de conclusie en de afgesproken taken. 

Uit de praktijk: Koog-Zaandijk
In Koog-Zaandijk besloot de kerkenraad op verzoek van een aantal kerkenraadsleden om niet meer vast op dinsdagavond te vergaderen maar op verschillende avonden. Wel met de onderlinge afspraak dat iedere ambtsdrager dan op alle avonden aanwezig is. Eén of twee keer per jaar iets thuis regelen of de kooravond missen vonden de ambtsdragers te doen. 

Stappenplan om tot een andere werkwijze te komen

1. Benoem als kerkenraad concreet de wensen in uw situatie, bijvoorbeeld
   a. de wens om meer tijd te nemen voor bezinning en ontmoeting
   b. de wens om minder te vergaderen 
   c. de wens om een andere stijl van leiderschap te gebruiken
   d. de wens om vacatures anders in te vullen 
2. Ga na wat u als moderamen en kerkenraad samen met de gemeente anders kan en wil doen.
3. Neem de tijd voor meningsvorming (draagvlak en eigenaarschap).
4. Neem op grond daarvan besluiten, zoals een andere agenda voor de kerkenraadsvergadering, een andere rol van moderamen en kerkenraad, het instellen van werkgroepen.
5. Communiceer hierover in kerkenraad, colleges en werkgroepen, daarna ook naar de gemeente.
6. Voer de stappen uit, in eerste instantie voor een half jaar.
7. Evalueer de nieuwe werkwijze en de nieuwe verhoudingen, en stel desgewenst bij.

Tips om zinvol en efficiënt te vergaderen

• Geef uw voorzitter en scriba de training voorzitter en/of de training scriba. Het is belangrijk om
• een keuze te maken voor een bepaalde stijl van leidinggeven
• na te denken over de roeping, de invulling en het imago van het ambt
• na te gaan of u uw kerkenraad ziet als persoonlijke of gezamenlijke roeping, als bestuur en/of als lerende kerkenraad.
• Start de vergadering bezinnend. Materiaal om het geloofsgesprek te voeren vindt u hier.
• Stuur als moderamen de agenda twee weken voor de kerkenraadsvergadering toe en vraag de kerkenraadsleden binnen een week inhoudelijk te reageren. Op grond daarvan bepaalt het moderamen voorstellen tot besluitvorming en stuurt de definitieve agenda met die voorstellen. Dat bevordert een effectieve vergadering; besluiten zullen soms een hamerstuk zijn.
  
  
• Om effectief te vergaderen kan de agenda er zo uitzien:
• 19.30 uur gezamenlijke bezinning rondom het Licht van Christus in de kerkzaal
• 20.15 uur agendapunten 
• 21.00 uur gelegenheid voor colleges/commissies om hun eigen agenda te bespreken
• 21.30 uur gezamenlijke afsluiting
• Vraag alle werkgroepen en het college van kerkrentmeesters/diakenen en commissies of zij aan het begin van hun bijeenkomst tijd willen nemen voor een kort geloofsgesprek of moment van bezinning/ontmoeting. Reik suggesties aan.
  
  
• Geef gemeenteleden de gelegenheid om als niet-ambtsdrager deel te nemen aan het college van kerkrentmeesters/diakenen.
  
  
• Voorzitters van kerkenraden en colleges zouden elkaar in ringverband of classis kunnen opzoeken en ervaringen over leiderschap delen, of een eenmalige intervisiegroep vormen, al dan niet onder leiding van een gemeentebegeleider.