Kerk&Raad
Een serie artikelen met praktische tips, zodat we nog beter samenwerken in de kerk.
Vergaderen: als werker in de kerk ontkom je er niet aan. Aan de voorzitter de taak om zo'n vergadering goed te leiden. Mensen steken er immers tijd in, en dat moet niet voor niets zijn. Volgens Greet Prins zijn structuur, stijl en sfeer kernwoorden voor een effectieve vergadering. Vijf tips.
1. Maak een duidelijke agenda
Maak een duidelijke agenda en geef bij elk agendapunt aan wat de bedoeling is: ter besluitvorming, ter bespreking of ter informatie. Zo weten de aanwezigen wat er van hen wordt verwacht. Maak in elk geval voor jezelf ook een tijdsindeling, zo zie je of de agenda te vol is. Je kunt er ook voor kiezen om de tijdsindeling op de agenda te zetten, dan weten de deelnemers waar ze aan toe zijn.
2. Houd in de gaten wie er nog niets heeft gezegd
Wil je dat iedereen aan het woord komt, ook de mensen die zich niet zo snel laten horen? Laat dan bij elk agendapunt iemand anders als eerste reageren. "Agendapunt 3, het nieuwe dak: mevrouw Pieterse, wat vindt u daarvan?" Bij agendapunt 4 laat je meneer Jansen als eerste zijn mening geven. Houd in de gaten wie er nog niets heeft gezegd.
3. Regel de spreektijd per persoon
Natuurlijk zijn er ook mensen die zichzelf juist graag horen praten. Zorg ervoor dat je dit 'aan de voorkant' goed regelt door een paar afspraken te maken. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "We hebben 15 minuten voor dit agendapunt, dat betekent dat iedereen ongeveer 3 minuten heeft om erop te reageren." Als je dit van tevoren goed hebt afgesproken, heb je alle recht om in iemands verhaal in te breken zonder dat diegene zijn gezicht verliest. Je kunt bij de 'regels vooraf' ook nog zeggen: "Omdat we beperkt de tijd hebben is het goed als jullie proberen om meteen je punt te maken."
4. Wees nieuwsgierig
Voor een goede sfeer zorg je door zelf constructief in de vergadering te zitten. Mensen merken het als je er geen zin in hebt. Wees nieuwsgierig naar de anderen, zo ervaren ze dat ze ertoe doen. En let op: als voorzitter ben je dienend, jij bepaalt niet het beleid. Je opstelling moet zo onpartijdig mogelijk zijn.
5. Geef woorden aan ingewikkelde onderwerpen
Staat er een ingewikkeld onderwerp op de agenda? Geef daar woorden aan. Je kunt de vergadering beginnen door je met elkaar te bezinnen op een bijbelgedeelte en een geloofsgesprek te voeren, bijvoorbeeld in groepjes. Zo verbind je je op een bijzondere manier aan elkaar en zorg je wellicht voor een milde sfeer. Lopen de gemoederen toch hoog op? Probeer het luchtig te houden. Neem het woord 'schorsen' niet in de mond, maar las gewoon even een koffiemomentje in. Je zult zien: dat doet vaak al wonderen.
De Protestantse Kerk biedt cursussen en trainingen aan ter ondersteuning van je taak, zoals die van voorzitter van de kerkenraad:
